Czy Twoja firma traktuje niszczenie dokumentów równie poważnie, co ich archiwizację? Wiele organizacji koncentruje się na gromadzeniu i przechowywaniu danych, zapominając, że ich bezpieczne usuwanie jest równie istotnym elementem polityki bezpieczeństwa. Niewłaściwie zniszczone dokumenty mogą stać się źródłem wycieku danych, naruszeń RODO i reputacyjnych strat. Sprawdź, kiedy proces niszczenia powinien być integralną częścią strategii ochrony informacji w firmie.
Niszczenie dokumentów jako część polityki bezpieczeństwa firmy
Działaniu każdej firmy towarzyszy generowanie dokumentacji – różnice tkwią w skali. Niezależnie jednak od wielkości firmy w każdym przypadku wyciek danych wiąże się z ryzykiem nałożenia na firmę kar, roszczeń odszkodowawczych od poszkodowanych oraz ze stratami wizerunkowymi. Dlatego niszczenie dokumentów jest ważnym elementem polityki bezpieczeństwa.
Pamiętaj: za niestosowanie się do przepisów RODO grozi kara w wysokości do 20 mln euro albo do 4% obrotu z poprzedniego roku.
Każda firma powinna mieć opracowaną politykę bezpieczeństwa danych. Przeważnie zawiera ona zasady dotyczące dokumentów bieżących, archiwizowanych i przedawnionych. W przypadku tych ostatnich chodzi o takie, które należy już zniszczyć.
Pracownicy odpowiedzialni za opiekę nad archiwum muszą znać terminy przechowywania dokumentacji. Nie każdy zdaje sobie sprawę, że RODO narzuca konieczność utylizacji umów z klientami, kiedy tylko stają się nieaktualne. Zawierają one zazwyczaj wiele danych osobowych. Pamiętanie o wszystkich wymogach, a także zapewnienie odpowiednich warunków archiwizacji, to dla wielu firm ogromny koszt (dotyczy to kosztów finansowych oraz wymaganego czasu). Okazuje się, że zlecenie tego zewnętrznej firmie może być znacznie tańszym rozwiązaniem.
Możesz uniknąć konieczności pamiętania o terminach obowiązujących w przypadku poszczególnych dokumentów. Wystarczy, że skorzystasz z usług Rhenus Office Systems Poland. To firma, która będzie kontrolować okres przechowywania i zniszczy odpowiednie zasoby, kiedy przyjdzie na to czas. Więcej o jej ofercie przeczytasz tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/. Z tego rozwiązania od lat korzysta wiele firm.
Jakie są okresy przechowywania?
Dokumenty należy zniszczyć zaraz po upływie terminu, do którego masz obowiązek ich archiwizowania. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko nałożenia na Twoją firmę kar, ale również optymalnie zarządzasz powierzchnią archiwum, w którym z czasem może brakować miejsca. Regulacje dotyczące okresów przechowywania znajdują się w różnych artykułach.
Jeśli chodzi o dokumentację kadrową i płacową, dla zatrudnionych od 01.01.2019 r. obowiązuje 10 lat, ale zatrudnionych do 31.12.1998 r. – 50 lat. Tak samo długi okres dotyczy umów ze składką ZUS. W przypadku dowodów księgowych i faktur to najczęściej 5 lat, a aktów prawnych – od 5 do nawet 50 lat w zależności od ich rodzaju. Dokumentacja gwarancyjna i sprzedażowa powinny być przechowywana przez 5 lat.
Jak wspominaliśmy, nie musisz samodzielnie dopełniać obowiązków związanych z niszczeniem danych. Poza tym Rhenus Office Systems Poland może zająć się tylko obsługą dokumentacji, ale również przetwarzaniem zdarzeń finansowych i księgowych czy zarządzaniem zasobami ludzkimi. Wszystko w ramach outsourcingu. Jak wygląda pełna oferta? Zapoznaj się z pełnym opisem usługi: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/outsourcing-procesow-biznesowych/.
Podsumowując, niszczenie dokumentacji zdecydowanie powinno się znaleźć w firmowej polityce bezpieczeństwa. Świadomość obowiązujących terminów przechowywania i stosowanie się do nich to sposób na uniknięcie problemów finansowych i wizerunkowych, a także porządek w archiwum. Aby dobrze realizować prawne obowiązki, warto rozważyć skorzystanie z pomocy firmy zewnętrznej.
