Czy wiedza o tym, jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO może przynieść firmie oszczędności? Okazuje się, że tak. Nieprawidłowe niszczenie i utylizacja dokumentów może nałożyć na Ciebie duże kary finansowe. Zamiast ryzykować wysokie sankcje, warto poznać zasady prawidłowej utylizacji i wdrożyć je w swojej organizacji. To prosty krok, który pozwala uniknąć problemów i zapewnić bezpieczeństwo danych.
Konsekwencje niewłaściwego przechowywania i niszczenia danych osobowych
Nie tylko niewłaściwe przechowywanie dokumentów, ale też ich nieodpowiednie niszczenie to sytuacje, które mogą zaważyć na reputacji Twojej firmy i mocno naruszyć jej finanse. Każdy zapomniany segregator albo nieopróżniona szuflada może stać się źródłem poważnych problemów.
Wyciek danych chronionych najczęściej kojarzy nam się z cyberatakiem np. na dane przechowywane przez banki. Tymczasem na taką sytuację narażona jest każda firma, niezależnie od jej wielkości. Wystarczy dostęp osób niepowołanych do niearchiwizowanych akt albo dokumenty z danymi wyrzucone do zwykłego kosza biurowego.
Przyjrzyjmy się bliżej konsekwencjom, na jakie może być narażona Twoja firma:
Kary finansowe nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych:
- do 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu (za mniej poważne naruszenia),
- do 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu (za najpoważniejsze naruszenia).
Odpowiedzialność karna (na gruncie polskiego prawa, m.in. Kodeksu karnego):
- grzywna,
- ograniczenie wolności,
- pozbawienie wolności do 2 lat za nieuprawnione udostępnienie danych.
Konsekwencje cywilne:
- roszczenia odszkodowawcze osób, których dane wyciekły,
- procesy sądowe i koszty obsługi prawnej.
Konsekwencje biznesowe:
- utrata reputacji i zaufania klientów,
- zerwanie umów lub utrata kontraktów,
- koszty działań naprawczych i komunikacyjnych (PR, obsługa kryzysowa).
Istotne jest więc bezpieczne i zgodne z prawem niszczenie dokumentów. Zasadne staje się rozważenie skorzystania z certyfikowanych, zewnętrznych usług specjalistycznych, dzięki którym utylizacja dokumentów odbywa się zgodnie z obowiązującymi procedurami.
Co podlega niszczeniu i utylizacji?
Warto zaznaczyć, że profesjonalna utylizacja obejmuje zarówno dokumenty papierowe, jak i dane zapisane na nośnikach elektronicznych. Dzięki temu masz pewność, że wszystkie informacje — niezależnie od formy, w jakiej są przechowywane — zostają bezpowrotnie zniszczone.
Do niszczenia kwalifikują się m.in.:
- dokumentacja kadrowa i płacowa (umowy o pracę, listy płac, akta osobowe),
- faktury, umowy i korespondencja biznesowa,
- dokumentacja medyczna oraz wszelkie formularze zawierające dane osobowe,
- nośniki elektroniczne: dyski twarde, płyty CD/DVD, pendrive’y, karty pamięci
- archiwa i materiały księgowe po upływie okresu przechowywania,
- produkty firmowe z oznaczeniami (np. prototypy, materiały reklamowe czy gadżety, które nie mogą trafić na rynek).
Profesjonalna utylizacja dokumentów – jak wygląda proces?
Firmy specjalizujące się w usługach niszczenia i utylizacji oferują kompleksowy proces obejmujący odbiór, transport dokumentacji w specjalnych warunkach, a następnie trwałe zniszczenie dokumentów.
Cała procedura odbywa się zgodnie z normami bezpieczeństwa danych i środowiska – w tym ISO 21964. Zamknięte pojemniki, dedykowany transport z monitorowaniem GPS, rejestracja każdego etapu i wystawienie certyfikatu zniszczenia to standardy, które zapewniają maksymalny poziom kontroli.
Lokalne i bezpieczne niszczenie dokumentów z RODO
RODO to unijne przepisy, które chronią dane osobowe. Dzięki lokalnym usługom niszczenia dokumentów łatwo wdrożysz odpowiednie procedury w swoim przedsiębiorstwie.
Utylizacja dokumentów Wrocław
Niszczenie dokumentów Wrocław to usługa od Destroy dla firm, przedsiębiorstw, urzędów i instytucji. Odbiór dokumentów odbywa się bezpośrednio z Twojej siedziby, w ustalonym terminie. Cały proces realizowany jest zgodnie z RODO i normami ISO. Po utylizacji wystawiany jest certyfikat potwierdzający bezpieczne zniszczenie danych.
Utylizacja dokumentów Opole – mobilność i elastyczność
Niszczenie dokumentów Opole to kolejna usługa Destroy, dedykowana podmiotom działającym na terenie Opola i okolic.
Ponadto firma zapewnia także mobilne niszczenie dokumentów, co oznacza, że proces odbywa się bezpośrednio pod siedzibą Twojej firmy – bez konieczności transportowania akt w inne miejsce.
Dzięki temu poufne dane są niszczone na miejscu, co zwiększa transparentność i poczucie bezpieczeństwa. To rozwiązanie szczególnie cenione przez instytucje i przedsiębiorstwa, które przetwarzają duże ilości dokumentacji wrażliwej i chcą mieć pewność, że nie opuszcza ona ich siedziby.
Bezpieczne niszczenie dokumentów to inwestycja w spokój, ochronę danych i wiarygodność Twojej firmy. Wybierając współpracę z profesjonalnym partnerem, eliminujesz ryzyko kar finansowych i wycieków, a zyskujesz pewność, że każda kartka papieru i każdy nośnik z poufnymi informacjami znika bezpowrotnie. Skontaktuj się z firmą specjalizującą się w utylizacji dokumentów i sprawdź, jak łatwo możesz wdrożyć najwyższe standardy bezpieczeństwa w swojej organizacji.
