Przepisy RODO regulują nie tylko kwestie związane z przechowywaniem danych, ale również te dotyczące ich utylizacji. Dowiedz się, na czym polega zasada minimalizacji przechowywania danych i upewnij się, czy jej przestrzegasz. Za niewłaściwe niszczenie dokumentów grożą poważne sankcje!
Niszczenie dokumentów – dlaczego jest tak istotne?
Dlaczego przepisy Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO) regulują również kwestie związane z utylizacją danych? Wystarczy wyobrazić sobie, co stałoby się, gdyby do pojemnika na śmieci trafiły np. całe teczki danych pacjentów zamykanej placówki medycznej. Jeśli ktoś by je odnalazł, zyskałby bazę danych, które mógłby wykorzystać do wyłudzeń kredytowych.
Problemy na podobną skalę mogłoby wywołać nieprawidłowe zniszczenie dokumentów rozliczeniowych, akt osobowych pracowników czy poufnych umów B2B.
Zatem zgodnie z RODO niszczenie dokumentów jest częścią procesu ich przetwarzania i musi odbywać się w sposób gwarantujący bezpieczeństwo, tak aby uniemożliwić odzyskanie i nieuprawnione wykorzystanie danych. To nie tylko sposób na uniknięcie kar finansowych, ale przede wszystkim na zabezpieczenie interesów pracowników, klientów czy kontrahentów.
Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów zgodnie z RODO?
Z treści RODO wynika zasada minimalizacji przechowywania danych. Zgodnie z jej założeniami dokumenty powinny być dostępne wyłącznie do momentu zrealizowania celu ich utworzenia oraz zakończenia terminu archiwizacji, który jest wymagany przez przepisy.
Przykładowo – akta osobowe pracowników powinno się utylizować po 10 latach od zakończenia umowy (jeśli dany pracownik został zatrudniony po 1 stycznia 2019 r.). Jeżeli natomiast jesteś odpowiedzialny za placówkę medyczną, wówczas obowiązują Cię inne zasady. Dokumentację medyczną można niszczyć nawet dopiero po 20 latach. Niezależnie od specyfiki Twojej branży, każdorazowo proces niszczenia dokumentacji powinien przebiegać zgodnie z określonymi zasadami.
Trwałe i nieodwracalne zniszczenie dokumentów
W celu ochrony danych osobowych w grę wychodzi wyłącznie fizyczne zniszczenie dokumentów w taki sposób, aby nie dało się odtworzyć zawartych w nich informacji. Konieczne jest wykorzystanie profesjonalnej niszczarki, np. urządzenia klasy P-4 (tnie papier na ścinki o szerokości max. 6 mm) lub wyższej.
Niszczenie dokumentów — czy podejmować się samodzielnie tego wyzwania?
Na każdym etapie niszczenia dokumentów należy zadbać o zachowanie poufności informacji. Dlatego uzyskanie takich warunków w firmie, może być wymagające. Do prawidłowego niszczenia dokumentacji powinna być wydzielona osobna przestrzeń. Należy także przeszkolić zespół, którego zadaniem będzie utylizacja dokumentów.
Należy także pamiętać, że prawidłowe niszczenie dokumentów nie tylko wymaga odpowiedniego sprzętu, ale także jego stałej konserwacji oraz napraw. Ponadto odpowiedni sprzęt do niszczenia cyfrowych nośników danych, to kolejny wydatek, który musi ponieść firma.
Zniszczenie dokumentów musi zostać potwierdzone w protokole. Powinien on zawierać m.in. datę utylizacji danych oraz zastosowane metody pozwalające na ich trwałe i nieodwracalne zniszczenie.
Niszczenie danych osobowych przez zewnętrzną firmę — czy to się opłaca?
Samodzielne niszczenie dokumentacji oraz utylizacja dokumentów to wymagające zadanie. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm decyduje się na oddelegowanie go zewnętrznemu usługodawcy.
Ty także możesz powierzyć je zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w usługach z tego zakresu. EkoAkta, z uwagi na ponad 20-letnie doświadczenie w branży i posiadanie wielu certyfikatów, takich jak ISO 27001, daje gwarancję poprawnej utylizacji danych – zgodnej z przepisami prawa.
Czy korzystanie z usług zewnętrznego partnera, to jedynie wydatek? Wręcz przeciwnie, szacuje się, że taki zabieg daje oszczędność nawet na poziomie 30%. Poza oszczędnościami finansowymi należy także pamiętać o oszczędności czasu, który Ty i Twoi pracownicy możecie przeznaczyć na inne zadania oraz rozwój firmy.
EkoAkta odbiera dokumentację, przeznaczoną do niszczenia — zarówno papierową, jak i zawartą na nośnikach danych. Wszystko przewożone jest do siedziby firmy w bezpiecznych kontenerach. EkoAkta posiada specjalny system monitorowania GPS pojazdów, którymi przewożone są dokumenty.
Niszczenie dokumentacji odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów i wymogów RODO. Po zakończeniu całego procesu otrzymasz certyfikat zniszczenia, który jest potwierdzeniem przydatnym np. podczas kontroli. Na życzenie możesz także otrzymać nagranie z procesu niszczenia oraz utylizacji dokumentacji.
Jeżeli więc chcesz zaoszczędzić pieniądze i czas swojej firmy — koniecznie rozważ powierzenie niszczenia dokumentów zewnętrznemu usługodawcy.
